My Tasks
Здесь живут все задачи, в которых ты назначен ответственным (assigned). Твой рабочий день начинается именно здесь — ну, сразу после отправки daily report в Slack.
Что важно:
- По умолчанию держать этот раздел в режиме List View с сортировкой None.
- Ежедневно сортировать раздел Recently Assigned по секциям Upcoming, Today и Later.
- Чтобы делать это быстро, советую научиться горячим клавишам: Tab+Y → в Today, Tab+U → в Upcoming и Tab+L → в Later
- Ежедневно мониторить задачи Today и Upcoming и убедиться, что:
- у всех задач стоит Due Date;
- сроки Due Date корректные. Важно: правь сроки, если видишь, что не успеваешь какую-то задачу, либо хочешь ее сделать раньше;
- возможно, какие-то Today-задачи нужно перенести в Upcoming (обновив Due Date), или, наоборот, из Upcoming в Today.
Если придерживаться этих правил, то My Tasks будет надежным источником всех напоминаний о предстоящих делах и их сроках. Не только для тебя, но и для всей команды.
Фишка: Асана автоматически будет перемещать задачи из Upcoming и Later в Today, как только Due Date подойдет к сегодняшнему дню, а также закинет напоминание в Inbox и пришлет push-уведомление в iOS/Android приложение. Именно поэтому так важно держать этот раздел в абсолютном порядке и следить за своими задачами.
Как только ты забросишь этот раздел, то уже перестанешь получать корректные уведомления, твое доверие к системе уйдет, и мозг снова будет пытаться держать всю информацию о задачах в голове, ограничивая твою производительность.
Inbox
Это центр всей твоей коммуникации в Asana. Держи этот раздел в чистоте, не захламляй. Относись к этому разделу как к своему рабочему почтовому ящику, в котором должно быть только все самое актуальное.
Вот что должно оставаться в твоем Inbox, все остальное архивируй:
- Задачи/обсуждения, где вашего ответа ждет кто-то из команды.
- Задачи/обсуждения, с которыми ты еще не ознакомился, но хотел бы к ним вернуться в самое ближайшее время.
Архивируй в том числе те обсуждения, в которых написал ответ, и в нем вам больше ничего не нужно, пока не придет какое-то новое сообщение. Если ты отправишь это обсуждение в архив, но после этого там появится новое сообщение, то обсуждение снова отобразится в Inbox.
Sprints
К задачам в спринтах особое отношение. Про них нужно не забывать, любить и стараться быстрее переместить в столбец Done 😊.
Важно, чтобы задача находилась в одном из актуальных столбцов: To do, In Progress, Testing, Done.
Перемещай задачу в Done и помечай как Completed только после завершения полного цикла работ над задачей: тестирование, ревью и т. д. Задачи в разделе Testing еще не Completed.
Due Dates и ответственный
У каждой задачи и подзадачи в спринтах должны стоять Due Dates и ответственные.
Это важно для правильного формирования раздела My Tasks у каждого из участников команды.
Иногда хочется в задачу вписать по пунктам какие-то важные моменты, но на самом деле это не подзадачи. В этом случае допускается отсутствие Due Date.
Важно: не нужно Due dates и владельцев ставить у задач в Backlog, чтобы не засорять свой раздел My Tasks.
Задачи
- Мы не дублируем задачу для каждого отдельного участника, а добавляем его в коллабораторы.
- Не плодите множество мелких задач, особенно когда они относятся к одной большой теме. Для этого существуют сабтаски. Не игнорируйте их создание и поддержание коммуникации там. Благодаря сабтаскам, коллабораторам будет гораздо проще разобраться в вашей задаче.
- Если у вас есть основные проекты и вас интересует быстрый доступ к ним, отметьте их звездочкой и они всегда будут отображаться вверху интерфейса Asana.
Задачи на контроле
Иногда нужно особо проконтролировать задачу, чтобы она всегда была под рукой независимо от ее статуса, нахождения или не нахождения в Inbox или спринте.
Для этого рекомендуется завести приватный проект с названием «Задачи на контроле» и добавлять подобные задачи в этот проект. Тогда у вас всегда будет под рукой обзор важных для вас задач.
Asana — отличный инструмент, и свои личные задачи тоже можно отслеживать здесь. Для этого можно создать приватный проект, который будешь видеть только ты и назвать его, например, «Oleg's to-do's». Тогда все твои задачи будут в одном месте.